In vielen Betrieben steht es noch: das QM-Handbuch im Ordner. Aufgeschlagen wird es einmal im Jahr, kurz vor dem Audit. Danach verschwindet es wieder im Schrank, und die eigentliche Arbeit läuft daneben weiter.
Das Problem ist selten der Wille. Es ist die Form. Ein Handbuch, das einmal geschrieben und dann nicht mehr angefasst wird, beschreibt irgendwann einen Betrieb, den es so nicht mehr gibt.
Es kommt leer
Wir haben deshalb ein Managementsystem nach ISO 9001, der Norm für Qualitätsmanagement, gebaut, das anders anfängt: leer.
Drin ist das Gerüst. Regeln für Dokumente und Freigaben, Verfahren und Formblätter für jeden Normabschnitt. Nicht drin ist der Firmeninhalt. Kontext, Politik, Risiken, Prozesse – das weiß nur der Betrieb selbst. Eine fertig mitgelieferte Qualitätspolitik wäre im Audit übrigens kein Vorsprung, sondern ein Befund.
Ausgefüllt wird mit einer KI. Sie geht Abschnitt für Abschnitt durch, erklärt, was die Norm an dieser Stelle will, und fragt nach. Jede offene Stelle bleibt sichtbar, bis sie jemand gefüllt hat. Freigeben kann die KI nichts. Das tun immer Menschen.
Vier Tage – mit einer ehrlichen Einschränkung
Im ersten Pilot, einem Fertigungsbetrieb mit drei Leuten, standen nach vier Tagen Politik, Kontext, Prozesslandkarte, drei Kernprozesse, Ziele, Risiken und Chancen, das Auditprogramm und der erste Auditplan. Alles freigegeben.
Die Einschränkung gehört dazu: Der Chef war die ganze Zeit erreichbar und hat binnen Minuten geantwortet. Das Tempo hing an seinen Entscheidungen, nicht an der Schreibarbeit. In einem Betrieb, in dem die Person mit der Freigabe nur einmal pro Woche Zeit hat, dauert es entsprechend länger. Das ist kein Mangel des Systems, sondern die Stelle, an der ein Managementsystem ohnehin hängt.
So nutzen wir es selbst
Ich nutze das System selbst. Unsere Software- und CAD-Projekte laufen darüber, und zwar nach demselben Muster:
Jedes Projekt hat dieselben vier Listen: Fehler, offene Aufgaben, ein Tagebuch der Entscheidungen und die Lehren daraus. Wer in ein Projekt kommt, findet sich sofort zurecht.
KI-Assistenten arbeiten direkt im System. Sie lesen nach, schreiben Entwürfe und führen Buch, was sie geändert haben und warum. Freigeben tue ich. Auch unsere LinkedIn-Beiträge und dieser Text sind dort als Entwurf entstanden.
Passiert ein Fehler, steht er mit Datum im Fehlerregister, und was wir daraus gelernt haben, in den Lehren. So passiert er nicht zweimal.
Die KI fragt die, die die Arbeit machen
Der Teil, der mir am wichtigsten ist, steht in keiner Norm so drin: Nach jedem abgeschlossenen Ablauf fragt die KI die Person, die ihn ausgeführt hat. Zwei Minuten. Wo hat es gehakt? Wo gab es Wartezeit oder Doppelarbeit? Was hat gefehlt?
Die Antworten landen mit einer Maßnahme im Verbesserungsregister. So wird jeder Prozess mit jedem Durchlauf ein Stück besser, und die Dokumentation bleibt dabei aktuell, weil sie ständig benutzt wird. Rückmeldungen, die eine Person betreffen, gehen vertraulich an die Geschäftsführung, nicht ins Register.
Nichts geht verloren
Jede Fassung eines Dokuments landet zusätzlich in einem Speicher, der Ändern und Löschen selbst verweigert, auch gegenüber dem Administrator. Fachleute nennen das WORM: einmal schreiben, beliebig oft lesen. Jede frühere Fassung bleibt so erhalten.
Die Dokumente selbst liegen als lesbare Textdateien beim Betrieb, gearbeitet wird im Browser. Genutzt wird das System mit einem gängigen KI-Abo; auf Anfrage läuft die KI auch lokal auf eigener Hardware.
Angepasst an den Betrieb, nicht umgekehrt
Kein Betrieb sieht aus wie unserer. Deshalb fliegt beim Zuschnitt raus, was nicht passt, und Ordner und Bereiche heißen so, wie man es im Haus gewohnt ist. Das System wird die eigene Fassung des Betriebs und wächst mit ihm.
Eines aber gilt überall: Gute Dokumentation, KI – und die Erfahrung der eigenen Leute. Ein Handbuch im Schrank hat nur das Erste, und auch das nur für einen Tag im Jahr.
Wie das aussieht, mit Bildern aus dem System und einer Zeichnung zum Selbst-Ausprobieren, zeigt der Reiter Managementsystem.
Dieser Beitrag entstand mit Unterstützung eines KI-Assistenten. Recherche, Prüfung und Freigabe liegen bei uns.